En virtuell administrativ assistent är en administratör som jobbar online på distans och som du hyr in efter ditt och ditt företags behov. Det kan vara per timme, återkommande timmar varje månad, projektform eller punktinsatser vid arbetstoppar. 


Det viktigaste för ett effektivt samarbete är en bra dialog och tydliga arbetsuppgifter, vilket gör att det går snabbt för oss att komma in och bli en avlastning för er. Trivs du med din virtuella assistent är det givetvis en fördel att kunna bygga ett långsiktigt samarbete, eftersom vi då lär känna varandra och arbetet flyter på ännu effektivare. 

Kommunikation och möten sker via telefon, videosamtal, e-post, eller annat kommunikationsverktyg beroende på vad du föredrar och vad som passar för arbetsuppgifterna. Är ditt företag baserat i Stockholm kan vi gärna ses över en kaffe eller lunch, så får ni träffa oss personligen innan vi kör igång! 


Är du inte teknisk, oroa dig inte, vi hjälper dig pedagogiskt genom allt vid behov!

Så här kan vi avlasta dig och ditt företag:

KUNDSERVICE


  • Kundservice via e-post och sociala medier (svara på inkommande meddelande på alla kanaler)
  • Kontaktperson till kunder
  • Kontaktperson till externa aktörer
  • Kundvård

EKONOMI


  • Digitalisera/automatisera och effektivisera era flöden kring ekonomin
  • Kvittohantering (operativt gå in och göra, men även automatisera/digitalisera)
  • Hantering av utlägg
  • Inlämnande av underlag till redovisningsbyrå
  • Fakturahantering av kundfakturor och leverantörsfakturor (skapande av fakturor, hålla kolla på fakturainbetalningar och betalning av fakturor)
  • Skapa och skicka offerter

SOCIALA MEDIER


  • Skapa och uppdatera sidor i LinkedIn, Instagram och Facebook
  • Schemaläggning av inlägg
  • Hantera meddelanden och kommentarer i sociala kanaler

Det här är enbart förslag på arbetsuppgifter, givetvis går det anpassa efter dina specifika behov. Vi har tillsammans gedigen erfarenhet inom det mesta avseende administration, så möjligheterna är oändliga! 

REKRYTERING


  • Administrativ stöttning om ni ska sköta egen rekrytering
  • Skriva annonser 
  • Publicera i för er passande forum 
  • Första kontakten för kandidater
  • Första standardiserad intervju 

ADMINISTRATION

Processarbete: 

  • Utveckla och förenkla administrativa flöden och processer
  • Organisera mappstrukturer och sortera upp företagets filer
  • Skapa och uppdatera SOP:ar och policys
  • Uppdatera kvalitetsledningssystem
  • Digitalisera arbetssätt


Content: 

  • Utforma och sammanställa texter 
  • Korrekturläsande av redan existerande texter
  • Layout av tidningar, nyhetsbrev, annonsblad, broschyrer osv


Kalender/bokningar: 

  • Kalenderhantering
  • Bokningar (resor, hotell, restaurang, konferenser, afterworksaktiviteter)
  • Schemaläggning
  • Tidsrapportering


Ledning/styrelse:

  • Mötesinbjudningar, styrelsemöte/ledningsmöten/ägarmöten
  • Protokollförande
  • Sammanställningar inför möten
  • Skrivande av styrdokument 
  • Stöttning vid skrivande av offentliga upphandlingar


Inköp/orderhantering:

  • Orderhantering B2C och B2B 
  • Lageradministration online
  • Lagerorganisering (inkl ett första besök på fysiskt lager)
  • Uppdatera lagervärden
  • Inköp (antingen större produktleveranser eller enklare inköp till kontoret


Allmän administration:

  • Administrera kundregister och medlemsportaler
  • Administrera befintlig hemsida och e-handel
  • Administrera CRM-system
  • Skapa formulär, enkäter och utvärderingar
  • Statistiksammanställningar
  • Research online

Så här arbetar vi tillsammans:

1. Boka ett första kostnadsfritt möte


Finns behov bokar vi in ett första kostnadsfritt möte, där vi diskuterar ditt företags behov samt förslag på möjliga upplägg avseende arbetsuppgifter och tidsåtgång. Mötet sker via telefon eller digitalt via video, vad som passar dig bäst.


Distansarbete: 

Vi diskuterar här vilka digitala arbetsverktyg just vi behöver för ett effektivt samarbete. Vi stöttar er vid behov att hitta passande verktyg.

2. Avtal


Vi sätter ihop ett avtal med tydlig uppdragsbeskrivning efter vad vi kommer överens om under mötet. Avtalet skickas digitalt, granskas av dig och när vi är överens skriver vi båda under avtalet digitalt. 


Distansarbete:

Vi löser allt digitalt och guidar dig vid behov. 

3. Uppstartsmöte


När avtalet är signerat kontaktar vi dig för att boka in ett uppstartsmöte, där vi planerar detaljer kring arbetet tillsammans. Arbetet drar sedan igång på överenskommet datum.


Distansarbete:

Det är här vi börjar strukturera upp vad vi behöver för att kunna utföra arbetsuppgifterna på distans, såsom inloggningar till olika system.

4. Under avtalstiden


Vi har kontinuerlig kontakt och avstämningar under avtalstiden, för att kunna anpassa arbetsuppgifterna efter dina behov. 


Distansarbete: 

Avstämningarna sker enligt överenskommelse avseende både tidsintervall och på vilket sätt (telefon, mail, videomöte eller via digitala kommunikationsverktyg).

Arbetsverktyg vi har erfarenhet av: 

Abicart

Airtable

Asana

Basecamp

BokaDirekt

Bokio Bokföring

Bokio Fakturering

Briljant

Canva

ClickUp

Cliento

Dicom Expense

Dropbox

Fortnox Fakturering

Fortnox Leverantörsfakturor

Fortnox Lager

Fortnox Order

Google kalender

Google Drive

Google Meet

Google Workspace

HighLevel (GoHighLevel)

Hubspot

LogiqRMA

Loom

Meta Business Suit

Microsoft 365:

Microsoft Excel

Microsoft Office

Microsoft Powerpoint

Microsoft Publisher

Microsoft Teams

Microsoft Sharepoint

Microsoft Word

Notion

One - hemsideprogram

One - mail

Ongoing WMS

Outlook Email & Calender

Paraplyet/ParaSol

Pexels

Pipedrive

Pixabay

Pixabet

Pleo

Resursbokning

SEB

SecuraNova

Signal

Skype

Slack

Squarespace

Swedbank

Tele2 - växelsystem

Toggl

Trello

WhatsApp

Visma eEkonomi

Visma Sign

WooCommerce

WordPress

Zendesk

Zoom

✔️Nya system är inget problem att lära sig, så vad du än använder i ditt företag hittar vi ett sätt att arbeta med dem. 


✔️Har ni inte de verktyg ni behöver i er verksamhet hjälper vi er hitta dem som är mest optimala för just er. 

Copyright © Happy Workflow 2024